Sezonowość biznesu: jak przygotować się na niski sezon

Do niskiego sezonu przygotowuje się trzema krokami: określa sezonowość według liczb z minionych lat, liczy, ile kosztują słabe miesiące, i odkłada tę sumę w miesiącach, kiedy przychód jest wyższy. Wtedy koszty stałe są pokryte przez cały rok.

Rozłóżmy, jak policzyć indeks sezonowości, jak z niego wychodzi suma rezerwy i co poza rezerwą wyrównuje rok. Wszystkie obliczenia przeprowadzimy na jednym przykładzie: kawiarni przy parku.

Mówiąc po ludzku. Wyobraź sobie sadownika, który zbiera jabłka raz w roku, a chleb kupuje co tydzień. Żeby chleb był co tydzień, plon rozkłada się na cały rok: część sprzedaje się od razu, część trafia do spiżarni i jest rozciągana. Sezonowy biznes jest urządzony tak samo: przychód przychodzi nierówno, a koszty równo, więc wpływy mocnych miesięcy rozkłada się na cały rok.

Czym jest sezonowość

Sezonowością nazywa się wzrosty i spadki przychodu, które powtarzają się z roku na rok w tych samych miesiącach. Przyczyny są różne: pogoda, święta, rok szkolny, urlopy, terminy, kiedy klienci otrzymują własne wpływy.

Od przypadkowego wahania sezonowość odróżnia powtarzalność. Spadek w styczniu, który powtarza się trzy stycznie z rzędu, wskazuje na sezon. Spadek w marcu tylko jednego roku najprawdopodobniej wiąże się ze zdarzeniem tego roku: zmieniła się reklama, zmieniły się ceny, obok pojawił się nowy konkurent.

Koszty stałe od sezonu nie zależą: czynsz, pensje i subskrypcje co miesiąc są takie same. Dlatego różnica między mocnym a słabym miesiącem odbija się na saldzie konta.

Jak policzyć indeks sezonowości

Sezonowość można zmierzyć jednym wskaźnikiem, który nazywa się indeksem sezonowości. Porównuje on każdy miesiąc ze zwykłym miesiącem roku.

Indeks sezonowości miesiąca = Przychód miesiąca ÷ Średni miesięczny przychód × 100%

Indeks 100% oznacza zwykły miesiąc: wartość powyżej 100% świadczy o mocniejszym miesiącu, poniżej 100% o słabszym.

Wyobraź sobie Maksyma. Ma małą kawiarnię przy parku. Koszty stałe kawiarni (czynsz, pensje, subskrypcje, podatki i składki) wynoszą 24 000 zł miesięcznie. Marża brutto po kosztach bezpośrednich na kawę, mleko i wypieki równa się 50%. Stawki podatków i składek podstaw te, które obowiązują u ciebie. Przychód z minionego roku Maksym wypisał po miesiącach.

Krok pierwszy: bierzemy przychód za każdy miesiąc. Indeksowi potrzebny jest pełny szereg dwunastu miesięcy. Najlepiej wziąć dwa-trzy lata i uśrednić takie same miesiące. Jeśli jest tylko jeden rok, indeks będzie orientacyjny: w tym roku mogły zdarzyć się jednorazowe wydarzenia. W przykładzie rok jest jeden, razem przychód wynosi 720 000 zł.

Krok drugi: liczymy średni miesięczny przychód. 720 000 ÷ 12 = 60 000 zł. To zwykły miesiąc, z którym porównujemy resztę.

Krok trzeci: dzielimy przychód każdego miesiąca przez średni. Dla stycznia to 36 000 ÷ 60 000 = 0,6, czyli indeks 60%. Tak samo liczy się każdy miesiąc.

Krok czwarty: czytamy wynik. Maksym widzi szczyt w lipcu (160%), trzy słabe miesiące (styczeń, luty i listopad, po 60%) i trzy zwykłe miesiące: kwiecień, wrzesień i grudzień.

Ile kosztuje niski sezon

Indeks pokazuje, które miesiące są słabe. Ile to kosztuje, pokazuje próg rentowności: przychód, przy którym miesiąc wychodzi na zero.

Próg rentowności = Koszty stałe ÷ Marża brutto

Krok pierwszy: liczymy próg rentowności. 24 000 ÷ 0,5 = 48 000 zł. W terminach indeksu to 80%: jeśli indeks jest niższy, miesiąc jest na minusie, jeśli wyższy, na plusie.

Krok drugi: liczymy wynik każdego miesiąca. Przychód mnożymy przez marżę brutto i odejmujemy koszty stałe. Dla stycznia: 36 000 × 0,5 = 18 000, minus 24 000, razem −6 000 zł. Dla lipca: 96 000 × 0,5 = 48 000, minus 24 000, razem +24 000 zł.

Krok trzeci: sumujemy niedobory. Styczeń, luty i listopad dają po −6 000 zł, razem −18 000 zł. Marzec i październik stoją równo na zerze.

Krok czwarty: porównujemy z nadwyżką. Siedem miesięcy na plusie daje +90 000 zł. Rok w całości kończy się wynikiem +72 000 zł.

Teraz widać, że rok jest na plusie, a trzy miesiące na minusie. Jeśli nadwyżka lata zostanie wydana latem, w styczniu na koncie zabraknie 6 000 zł. Tę różnicę zamyka rezerwa.

Rezerwa na niski sezon = Suma niedoborów w miesiącach poniżej progu rentowności

W przykładzie rezerwa równa się 18 000 zł. Punkt odniesienia: do obliczonej sumy zwykle dodaje się zapas na odchylenia, bo przyszły rok nie będzie kopią poprzedniego. Ile dokładnie, zależy od tego, jak podobne były minione lata. Normy tu nie ma.

Dlaczego patrzeć na rok w całości? Osobny miesiąc na minusie nie oznacza, że biznes jest stratny. Tak samo mocny miesiąc nie oznacza, że wszystkie pieniądze można wydać. Rezerwa łączy te dwa fakty: przenosi część nadwyżki mocnych miesięcy do słabych.

Co jeszcze wyrównuje rok

Rezerwa zamyka niedobór, a sam niedobór też może się zmniejszać. Są cztery kierunki, i wygodnie je łączyć.

Plan płatności na słabe miesiące

Płatności niskiego sezonu są znane z góry: czynsz, pensje, subskrypcje, kredyty. Wprowadza się je do kalendarza płatności na kilka miesięcy naprzód, i widać, w które dni saldo spada poniżej zera. Wtedy rezerwa ma konkretną sumę i konkretną datę.

Rezerwa z mocnych miesięcy

Sumę niedoborów odkłada się częściami z miesięcy z wysokim przychodem. W przykładzie 18 000 zł dzielimy na cztery miesiące od maja do sierpnia: 18 000 ÷ 4 = 4 500 zł miesięcznie. Rezerwę wygodnie trzymać na osobnym koncie, żeby nie mieszała się z bieżącą pracą.

Elastyczne koszty

Część kosztów stałych można zamienić w zmienne: powiązać wynagrodzenie części zespołu z przychodem, skrócić godziny pracy w słabe miesiące, zatrudnić pracowników sezonowych tylko na szczyt. Każda taka zmiana zmniejsza niedobór, a razem z nim i rezerwę. Zmiany w wynagrodzeniu i grafiku pracowników sprawdzaj z prawem pracy swojego kraju.

Popyt w słabe miesiące

Słabe miesiące można wypełniać: sprzedawać w wysokim sezonie karnety czy vouchery wykorzystywane w niskim, robić osobne oferty na międzysezon, dodawać usługi mniej zależne od sezonu. Przedpłata to jeszcze nie zarobek: usługę trzeba wykonać, dlatego pieniędzy z karnetów do rezerwy się nie wlicza. Ten kierunek działa powoli, wynik widać w następnym roku, więc planuje się go razem z rezerwą.

Jak zobaczyć sezonowość w swojej księgowości

Do indeksu sezonowości potrzebny jest jeden szereg: przychód za każdy miesiąc. W BizFin ten szereg jest w raporcie „Zyski i straty”. Domyślnie raport otwiera się za ostatnie 12 miesięcy, a w kalendarzu można wybrać inny okres, na przykład miniony rok. W tabeli „Podział według kategorii” wiersz „Razem przychody” pokazuje przychód za każdy miesiąc: stąd bierze się liczby do wzoru indeksu z artykułu.

Sam indeks sezonowości w raporcie osobnym wskaźnikiem nie jest wyświetlany: liczy się go według wzoru z artykułu z liczb, które są w tabeli. Porównanie z poprzednim rokiem wygodnie oglądać przyciskiem „Porównanie”: pod kartami „Przychód”, „Wydatki” i „Zysk netto” pojawia się zmiana względem poprzedniego takiego samego okresu.

Uważnie. Przychód w raporcie liczy się według daty wpływu. Przedpłata za karnet trafi do miesiąca płatności, gdy usługa nie została jeszcze wykonana. Jeśli przedpłat jest dużo, indeks pokaże obraz wpływów, który może różnić się od obrazu pracy.

Plany na słabe miesiące wprowadza się do sekcji „Zaplanowane transakcje”. Czynsz, pensje i subskrypcje dodaje się szablonami z harmonogramem „Co miesiąc”, oczekiwane wpływy szablonami wpływów. W trybie „Kalendarz” przewijasz miesiące i widzisz prognozę salda na każdy dzień, liczoną od faktycznego salda dzisiaj. Dzień jest zielony, jeśli żadne konto nie idzie na minus, i czerwony, jeśli może pójść.

W kalendarzu widać tylko to, co zaplanowałeś sam, więc oczekiwane wpływy według indeksu sezonowości wprowadza się ręcznie. Prognozy przychodu na następne miesiące i porównania planu z faktem w raportach nie ma. Szablony nie wykonują się automatycznie: operacja pojawia się w księgowości po twoim potwierdzeniu.

Porada. Indeks wygodnie aktualizować raz w roku, kiedy sezon się zakończył: dodać nowy rok do szeregu i uśrednić takie same miesiące. Po dwóch-trzech latach obraz sezonowości staje się pewniejszy.

Co warto zapamiętać

• Sezonowość się powtarza. Spadek, który wraca w tych samych miesiącach kilka lat z rzędu, wskazuje na sezon.

• Indeks sezonowości porównuje miesiące. Przychód miesiąca podzielony przez średni miesięczny daje liczbę, z którą łatwo porównywać.

• Próg rentowności dzieli miesiące. Wszystko, co poniżej niego, wymaga zapasu, wszystko, co powyżej, daje nadwyżkę.

• Rezerwa równa się sumie niedoborów. Odkłada się ją częściami z mocnych miesięcy, a do obliczonej sumy dodaje się zapas na odchylenia.

• Rok wyrównuje się kilkoma sposobami. Rezerwa, plan płatności, elastyczne koszty i popyt w słabe miesiące działają razem.

Najczęstsze pytania

Czym jest sezonowość biznesu?

To wzrosty i spadki przychodu, które powtarzają się z roku na rok w tych samych miesiącach. Przyczyną mogą być pogoda, święta, rok szkolny czy urlopy. Powtarzalność odróżnia sezon od jednorazowego wahania.

Jak policzyć indeks sezonowości?

Przychód miesiąca dzieli się przez średni miesięczny przychód za rok i mnoży przez 100%. Dla stycznia z przychodem 36 000 zł przy średnim 60 000 zł indeks równa się 60%.

Ile lat danych potrzeba do indeksu?

Minimum dwanaście miesięcy, najlepiej dwa-trzy lata z uśrednieniem takich samych miesięcy. Jeden rok daje wynik orientacyjny, bo mogły w nim być jednorazowe wydarzenia.

Jak obliczyć rezerwę na niski sezon?

Policzyć wynik każdego miesiąca, dodać niedobory miesięcy poniżej progu rentowności i rozłożyć sumę na mocne miesiące. W przykładzie to 18 000 zł, które odkłada się po 4 500 zł przez cztery miesiące.

Co robić, jeśli przychód w słabe miesiące jest niższy od progu rentowności?

Zamknąć niedobór rezerwą, a dalej go zmniejszać: przenieść część kosztów stałych do zmiennych i wypełnić słabe miesiące popytem przez karnety oraz osobne oferty na międzysezon.

Czy sezonowość widać w księgowości BizFin?

Tak, przychód po miesiącach widać w raporcie „Zyski i straty”, w tabeli „Podział według kategorii”. Sam indeks sezonowości w raporcie osobnym wskaźnikiem nie jest wyświetlany: liczy się go według wzoru z artykułu.