Ewidencja kilku firm: jak zobaczyć zysk każdego kierunku

Ewidencja kilku firm zaczyna się od jednej decyzji: co uznać za osobną firmę, a co za kierunek w ramach jednej. Osobna firma ma własne konta, zespół i raporty. Kierunek dzieli konta i zespół z innymi, ale ma w zestawieniu własny zysk.

Poniżej znajdziesz kryteria wyboru formy, cztery kroki obliczania zysku każdego kierunku na przykładzie kawiarni oraz rozdział o tym, jak prowadzić to w ewidencji.

Mówiąc po ludzku. Wyobraź sobie dom z kilkoma mieszkaniami i mieszkanie z kilkoma pokojami. Osobna firma to mieszkanie: własne klucze, własny licznik, własni mieszkańcy. Kierunek to pokój: licznik jest wspólny, ale można osobno policzyć, ile zużywa każdy pokój.

Osobna firma czy kierunek: jak zdecydować

Forma wpływa na to, jakie raporty dostaniesz. Osobna firma daje pełny zestaw raportów o sobie. Kierunek w ramach jednej firmy daje porównanie z innymi kierunkami, ale wspólne konta i zespół pozostają wspólne.

Wskazówka jest prosta. Jeśli potrzebujesz osobnego salda kont, osobnego zespołu lub osobnej waluty raportów, to jest osobna firma. Jeśli chcesz tylko porównać rentowność, wystarczy kierunek. Decyzję można przejrzeć, gdy kierunek urośnie: kierunek, który dorobił się własnego zespołu i kont, wygodniej prowadzić jako osobną firmę.

Co trzymać osobno w każdej firmie

Gdy firm jest kilka, każda ma własne listy: konta, kategorie, kontrahentów, projekty. To daje wyraźne liczby, ale wymaga nawyku zapisywania wszystkiego w swoim miejscu.

Środki. Każda firma ma własne konta, a saldo jednej nie miesza się z saldem drugiej. Jeśli środki przechodzą z jednej firmy do drugiej, zapisuje się je w każdej firmie jako osobną operację z komentarzem wyjaśniającym: na przykład jako wypłatę właściciela w pierwszej i wpłatę właściciela w drugiej. Jeśli to pożyczka między firmami, równie ważne jest zapisanie ustaleń. Zasady ewidencji takich operacji zależą od kraju, więc sprawdź je u prawnika lub księgowego.

Zespół. Pracownicy każdej firmy widzą tylko ją. Właściciel zarządza dostępami w każdej firmie osobno i może nadać różne uprawnienia na różnych stanowiskach.

Kontrahenci. Dostawca, który współpracuje z obiema firmami, jest zapisany w każdej. To powielenie, ale raporty o kontrahentach pozostają rzetelne dla każdej firmy osobno.

Jak obliczyć zysk każdego kierunku

Obliczenie składa się z czterech kroków. Weźmy kawiarnię Maksa z trzema kierunkami: sala, dostawa i catering. Kwoty w przykładzie są umowne i zaokrąglone, żeby łatwo było powtórzyć obliczenia na własnych danych.

Krok pierwszy: bezpośrednie operacje według kierunków

Operacje bezpośrednie to te, które należą do jednego kierunku: przychód z sali, produkty do cateringu, prowizja platformy dostaw. Zapisuje się je z oznaczeniem kierunku od razu przy wprowadzaniu. Po co: rozdzielenie przychodu i kosztów według kierunków później jest znacznie trudniejsze niż oznaczenie ich w chwili zapisu.

Krok drugi: koszty wspólne

Koszty wspólne dotyczą wszystkich kierunków jednocześnie: czynsz, pensja administratora, media. Rozdziela się je między kierunki później, osobnym krokiem. Dla kawiarni Maksa wynoszą 10 000 zł miesięcznie: czynsz 6 000 zł i administrator 4 000 zł.

Krok trzeci: podstawa podziału

Podstawa podziału to wskaźnik, proporcjonalnie do którego dzieli się koszty wspólne. Prosta podstawa to udział w przychodzie. Można wybrać też inną, na przykład powierzchnię zajmowaną przez każdy kierunek albo godziny pracy kuchni na każdy kierunek. Dla każdej grupy kosztów wspólnych warto wybrać odpowiednią podstawę i stosować ją konsekwentnie, wtedy miesiące można ze sobą porównywać. Na przykład czynsz można dzielić według powierzchni, a pracę administratora według udziału w przychodzie. W przykładzie poniżej dla uproszczenia obie grupy dzieli się według udziału w przychodzie.

Udział kierunku w kosztach wspólnych = Przychód kierunku ÷ Przychód wszystkich kierunków × Koszty wspólne

Przychód sali u Maksa to 20 000 zł z 40 000 zł, czyli 50%. Zatem sala otrzymuje 50% kosztów wspólnych, czyli 5 000 zł. Dostawa z przychodem 12 000 zł ma udział 30% i otrzymuje 3 000 zł. Catering z przychodem 8 000 zł ma udział 20% i otrzymuje 2 000 zł. Razem 5 000 zł + 3 000 zł + 2 000 zł = 10 000 zł, wszystkie koszty wspólne są rozdzielone.

Krok czwarty: zysk i marża kierunku

Zysk kierunku = Przychód kierunku − Koszty bezpośrednie − Udział kierunku w kosztach wspólnych

Marża kierunku = Zysk kierunku ÷ Przychód kierunku × 100%

Koszty bezpośrednie w przykładzie wynoszą: sala 9 000 zł, dostawa 7 200 zł (produkty i prowizja platformy), catering 2 800 zł. Podstawmy liczby Maksa. Dla sali: 20 000 zł − 9 000 zł − 5 000 zł = 6 000 zł, marża 6 000 ÷ 20 000 = 30%. Dla dostawy: 12 000 zł − 7 200 zł − 3 000 zł = 1 800 zł, marża 1 800 ÷ 12 000 = 15%. Dla cateringu: 8 000 zł − 2 800 zł − 2 000 zł = 3 200 zł, marża 3 200 ÷ 8 000 = 40%.

Sprawdzenie: 40 000 zł − 19 000 zł − 10 000 zł = 11 000 zł, a suma zysków kierunków 6 000 zł + 1 800 zł + 3 200 zł = 11 000 zł. Marża ogółem 11 000 ÷ 40 000 = 27,5%.

Wyobraź sobie Maksa. Prowadzi kawiarnię i widzi, że przychód z dostawy to 30% całości, a czasu na nią idzie sporo. Obliczenie pokazuje, że daje 1 800 zł zysku przy marży 15%, najniższej z trzech kierunków. Maks nie wyciąga wniosku, że dostawę trzeba zamknąć. Sprawdza prowizję platformy i ceny w menu dostaw, bo to te dwa czynniki wyznaczają jej marżę.

Co pokazują wyniki

Obliczenie daje podstawę do pytań, a decyzję podejmuje właściciel. Kierunek z wysoką marżą i małym przychodem, jak catering w przykładzie, może mieć potencjał wzrostu. Kierunek z niską marżą i dużym przychodem, jak dostawa, może zyskać na przeglądzie cen lub prowizji.

Warto patrzeć na dwie liczby razem: marżę i udział w łącznym zysku. Catering ma marżę 40%, ale daje tylko 3 200 ÷ 11 000, około 29% zysku. Sala daje 6 000 ÷ 11 000, około 55%. Takie spojrzenie pomaga określić, gdzie wysiłek da większy efekt.

Jest też drugie spojrzenie, które nie zależy od podstawy podziału. To zysk kierunku przed kosztami wspólnymi, czyli przychód minus koszty bezpośrednie. Dla sali to 11 000 zł, dla dostawy 4 800 zł, dla cateringu 5 200 zł, razem 21 000 zł. Z tej kwoty pokrywa się wspólne 10 000 zł i zostaje 11 000 zł zysku. Takie spojrzenie pomaga, gdy decydujesz, czy zostawić kierunek: koszty wspólne istnieją i bez niego, a kierunek z dodatnim wynikiem pokrywa ich część.

Obliczenie warto powtarzać co miesiąc według tych samych zasad. Wtedy widać dynamikę: czy marża dostawy rośnie po przeglądzie cen i czy udział cateringu się utrzymuje.

Jak prowadzić firmy i kierunki w ewidencji

Ręczne obliczenie działa, dopóki kierunków jest dwa lub trzy, a zapisów niewiele. Gdy zapisów są setki, rozdzielanie ich ręcznie według kierunków zajmuje czas. Właśnie tu pomaga ewidencja z oznaczeniami kierunków.

W BizFin każda firma ma własne konta, transakcje, kategorie, zespół i raporty. Osobna firma w BizFin to osobna przestrzeń ewidencji. Jej utworzenie nie oznacza rejestracji nowej spółki ani jednoosobowej działalności gospodarczej. Nową firmę tworzy się w sekcji «Moje firmy» przyciskiem «Utwórz». Podajesz nazwę i główną walutę, w której zestawiane są raporty, a opcjonalnie branżę i logo. Główną walutę warto ustalić od razu, przy tworzeniu firmy. Między firmami można się przełączać na liście u góry lewego panelu. Słowniki każdej firmy są osobne: kontrahenta lub projekt, potrzebne w obu, zapisuje się w każdej.

Kierunki w ramach jednej firmy prowadzi się jako projekty. W sekcji «Słowniki», na karcie «Projekty», dodajesz «Salę», «Dostawę», «Catering», a w formularzu transakcji wybierasz projekt w polu «Projekt». W raporcie «Projekty» w «Analityce» dla każdego projektu widać przychód, wydatki, zysk i marżę. Do wiersza «Bez projektu» trafiają operacje bez oznaczenia, w tym koszty wspólne. Na karcie «Średnia marża» widać marżę wszystkich operacji z okresu razem z tym wierszem: łączny zysk ÷ łączny przychód. U Maksa to 11 000 ÷ 40 000 = 27,5%, tak jak w podsumowaniu obliczenia.

Raport pokazuje zysk kierunku po kosztach bezpośrednich. Podział kosztów wspólnych według podstawy, jak w obliczeniu powyżej, wykonujesz osobno: w transakcji jest jedno pole «Projekt», a jednej transakcji nie można jeszcze podzielić na kilka części. Jeśli trzeba rozdzielić wspólną płatność między kierunki, wprowadza się ją kilkoma osobnymi transakcjami. Łączna kwota tych zapisów musi być równa płatności. Jeśli płatność została już zaimportowana z banku, nie dodaje się jej ponownie. Taką płatność wygodniej zostawić bez projektu i rozdzielić między kierunki w obliczeniu, jak w kroku trzecim: proporcjonalnie do przychodu, powierzchni lub godzin pracy. W liście «Transakcje» filtra według projektu na razie nie ma, ale projekt można znaleźć przez wyszukiwanie.

Co warto zapamiętać

• Forma zależy od potrzebnych raportów. Osobne saldo, zespół lub waluta oznaczają osobną firmę. Do porównania rentowności wystarczy kierunek.

• Kierunek wygodnie oznaczać w chwili zapisu. Operacji bezpośrednich, oznaczonych od razu, nie trzeba pod koniec miesiąca rozdzielać z pamięci.

• Koszty wspólne rozdziela się według podstawy. Dla każdej grupy kosztów wspólnych warto wybrać odpowiednią podstawę: udział w przychodzie, powierzchnię lub godziny pracy. Wybraną podstawę stosuje się konsekwentnie co miesiąc.

• Marżę i udział w zysku warto oglądać razem. Kierunek z wysoką marżą i małym przychodem oraz kierunek z niską marżą i dużym przychodem wymagają różnych decyzji.

• Obliczenie warto powtarzać co miesiąc. Te same zasady dają porównywalne miesiące i pokazują, jak zmienia się każdy kierunek.

Często zadawane pytania

Czym jest ewidencja kilku firm?

To prowadzenie finansów tak, żeby widzieć liczby każdej firmy lub kierunku osobno i razem. Podstawa jest taka: konta i zapisy każdej firmy trzyma się osobno, a kierunki wewnątrz firmy oznacza się projektami.

Kiedy lepiej założyć osobną firmę, a kiedy projekt?

Osobna firma jest potrzebna, jeśli są osobne konta, zespół, waluta raportów lub forma prawna. Projekt pasuje, gdy trzeba porównać rentowność kierunków w ramach jednej firmy.

Jak rozdzielić koszty wspólne między kierunki?

Najpierw dla każdej grupy kosztów wspólnych wybiera się podstawę, proporcjonalnie do której się ją dzieli: udział w przychodzie, powierzchnia, godziny pracy. Udział kierunku mnoży się przez kwotę kosztów wspólnych, a wybrane podstawy warto trzymać takie same co miesiąc.

Czy mogę zobaczyć zysk kilku firm razem?

Raporty tworzone są dla każdej firmy osobno, więc łączną kwotę zestawiasz sam. W tym celu wygodnie otworzyć raport «Zyski i straty» każdej firmy za ten sam okres i zsumować wyniki. Jeśli główne waluty firm się różnią, kwoty najpierw przelicza się na jedną walutę.

Co zrobić z wydatkiem, który dotyczy kilku kierunków?

Można go zostawić bez projektu jako wspólny i rozdzielić według podstawy w obliczeniu. Jeśli trzeba pokazać go w kilku projektach, wprowadza się go kilkoma osobnymi transakcjami na odpowiednie kwoty. Łączna kwota tych zapisów musi być równa płatności. Jeśli płatność została już zaimportowana z banku, nie dodaje się jej ponownie: taką płatność wygodniej zostawić bez projektu i rozdzielić według podstawy w obliczeniu.

Ile kierunków warto prowadzić osobno?

Tyle, ile pomaga podejmować decyzje. Kierunku, dla którego nie planujesz porównywać zysku, nie trzeba prowadzić osobno, a jego operacje zostają w ogólnej ewidencji.