Що робити, якщо звільняється ключовий працівник: як захистити процеси бізнесу

Коли звільняється ключовий працівник, час до його останнього дня варто спрямувати на три речі: записати процеси, які він веде, передати наступнику доступи й домовленості та закрити фінансові операції, що лишились на ньому. Тоді бізнес працює у звичному ритмі, а новий працівник отримує зрозумілу картину з першого дня.

Розберемо, що саме йде разом із людиною, як побудувати план передачі справ і скільки коштує перехідний період на прикладі. А наприкінці подивимось, як підготувати бізнес так, щоб наступна зміна в команді проходила спокійно.

Людською мовою. Уявіть родинний рецепт борщу, який знає лише бабуся. Поки вона на кухні, борщ завжди однаковий. Коли рецепт записаний на картці й лежить у шухляді, його зварить будь-хто в родині, і смак буде той самий. Процеси бізнесу влаштовані так само: записаний процес переходить від людини до людини без змін.

Хто такий ключовий працівник

Ключовим працівником називають людину, на якій тримається процес, який у бізнесі поки ніхто інший не виконує. Посада й розмір зарплати тут не мають значення. Часто це адміністратор, який знає всі дати оплат постачальникам, або бухгалтер, у якого єдиного є вхід до банківського кабінету.

У фінансах і страхуванні для цього є окремий термін: ризик ключової особи (key person risk). Ним позначають залежність результату бізнесу від однієї конкретної людини. Термін описує поточний стан: частина знань бізнесу поки існує в одному примірнику.

Знайти ключових працівників можна одним питанням. Пройдіть по всіх регулярних процесах і для кожного запитайте себе, хто виконає його завтра, якщо виконавець у відпустці. Там, де відповіді поки немає, і є ключова ділянка.

Що йде разом із людиною

Разом із працівником іде все, що він накопичив за час роботи. Це чотири різні речі, і кожна передається по-своєму.

Знання процесів

Як і коли робиться кожна регулярна дія: у який день оплачується оренда, як закривається каса наприкінці дня, кому й у якому форматі йде замовлення постачальнику. Такі знання рідко десь записані. Людина виконує їх щодня, тому вони можуть виглядати для неї очевидними.

Доступи

Паролі до банківських кабінетів, пошти, облікових програм, сайтів постачальників. Якщо вхід оформлений на особисті телефон чи пошту працівника, передати його заздалегідь простіше, ніж відновлювати після звільнення.

Домовленості й контакти

Усні домовленості з постачальниками про відстрочку чи знижку, контакти постійних клієнтів, знання, кому з клієнтів зручніше подзвонити, а кому написати. Ця інформація живе в телефоні й пам'яті, тому її варто перенести в спільне місце: список контрагентів із короткою нотаткою про домовленості з кожним.

Незакриті фінансові операції

Готівка, яку працівник отримав і ще не здав. Чеки, не внесені в облік. Аванси постачальникам, за якими ще немає товару. Обіцяні клієнтам повернення. Кожну таку операцію до останнього робочого дня варто закрити або передати конкретній людині. Тоді цифри в обліку й фактичний залишок збігатимуться.

План передачі справ до останнього дня

Час між заявою й останнім робочим днем залежить від трудового договору й законодавства вашої країни. Формальні кроки звільнення (документи, розрахунок, строки) звіряйте з юристом або кадровиком. Тут ідеться про процеси бізнесу, і їх передачу зручно поділити на чотири етапи.

Третій етап називають перекриттям: старий і новий працівник якийсь час працюють одночасно. За цей час бізнес платить дві зарплати, тому тривалість перекриття варто рахувати заздалегідь. Як це зробити, покажемо нижче.

Якщо наступника ще не знайдено, другу половину періоду зручно віддати тимчасовому дублеру: колезі або власнику. Інструкції, записані на другому етапі, знадобляться йому так само, як і майбутньому новому працівнику.

Порада. Перелік процесів зручно складати разом із працівником, пройшовши з ним звичайний робочий тиждень від понеділка до п'ятниці. Так у перелік потрапляють і щоденні дії, і ті, що трапляються раз на тиждень. Процеси раз на місяць варто додати окремо, переглянувши платежі минулого місяця.

Уважно. Доступи зручно закривати в останній робочий день, одночасно зі звіркою каси. Паролі від спільних кабінетів змінюються, а входи, оформлені на телефон чи пошту працівника, переоформлюються на бізнес. Так доступ до фінансів лишається в тих, хто зараз у команді.

Скільки коштує перехідний період

У кадровій практиці вартість заміни працівника рахують із кількох складників: пошук, період перекриття і нижча віддача нового працівника в перші тижні. Для малого бізнесу цих трьох складників достатньо, щоб отримати робочу суму.

Вартість перехідного періоду = Перекриття + Пошук + Недоотриманий валовий прибуток

Уявіть Ірину. Вона володіє студією краси з виторгом 300 000 ₴ на місяць і валовою маржею 40%. Адміністратор Оксана веде запис клієнтів, касу й оплати постачальникам. Оксана попередила, що через місяць іде. Ірина хоче знати, яку суму закласти на перехідний період.

Крок перший: перекриття. Новий адміністратор виходить за два тижні до останнього дня Оксани, щоб перейняти процеси під наглядом. Повна вартість адміністратора для бізнесу, тобто зарплата разом із податками й внесками, у прикладі становить 30 000 ₴ на місяць. Два тижні становлять половину місяця, тож перекриття коштує 15 000 ₴.

Крок другий: пошук. Розміщення вакансії й оплачені пробні дні кандидатів у прикладі обходяться в 4 000 ₴. Сюди ж можна додати оплату кадровій агенції, якщо ви з нею працюєте.

Крок третій: недоотриманий валовий прибуток. У перший місяць новий адміністратор працює повільніше: частину дзвінків пропускає, розклад заповнює менш щільно. Ірина закладає, що виторг цього місяця буде нижчим на 5%, тобто на 15 000 ₴. Бізнес при цьому недоотримує тільки валовий прибуток із цієї суми: матеріали на послуги, яких не було, теж не витрачені.

Недоотриманий валовий прибуток = Зниження виторгу × Валова маржа

Для Ірини це 15 000 ₴ × 0,4 = 6 000 ₴. Зниження на 5% тут припущення Ірини, нормативу для нього немає. Для свого бізнесу підставте оцінку, спираючись на те, як минали попередні зміни в команді.

Крок четвертий: складаємо. 15 000 + 4 000 + 6 000 = 25 000 ₴. Це сума, яку Ірина планує на перехідний місяць. Для порівняння: валовий прибуток студії за місяць становить 120 000 ₴, тож перехід забирає приблизно п'яту частину місячного валового прибутку.

Чому цю суму варто рахувати заздалегідь? Кожен складник залежить від підготовки. Коли процеси записані, наступнику достатньо коротшого перекриття. Коли клієнти й постачальники знають другу людину для зв'язку, запис і оплати менше залежать від того, хто сидить на рецепції. Розрахунок показує, на який складник варто працювати в першу чергу.

Як зробити бізнес менш залежним від однієї людини

Готуватися до змін у команді найзручніше тоді, коли ніхто не звільняється: є час, і ніщо не підганяє. Чотири інструменти роблять кожну наступну передачу справ коротшою.

Матриця взаємозамінності

Це перелік на одну сторінку: для кожного процесу вказано, хто його виконує, хто може замінити і де записана інструкція. Такий інструмент використовують у кадровому плануванні. Ось як виглядала матриця Ірини в день, коли Оксана попередила про звільнення.

Рядок, де в колонці «Може замінити» стоїть «ніхто», показує, з чого починати: з оплат постачальникам. Рядки зі словом «ніде» показують, які інструкції варто записати наступними.

Записані інструкції

Для кожного процесу з матриці корисна коротка інструкція на одну сторінку: що робимо, коли, в якому порядку і що перевіряємо наприкінці. У практиці управління такий документ називають стандартною операційною процедурою.

Писати інструкцію зручно тій людині, яка процес виконує, бо вона знає деталі. Перевіряти тому, хто процесу не знає: якщо він зміг виконати процес за інструкцією, інструкція готова.

Доступи за посадою

Права доступу зручно прив'язувати до посади. Тоді новий бухгалтер отримує той самий набір прав, що й попередній, а при звільненні закривається доступ конкретної людини, і посада лишається налаштованою. Спільні кабінети, пошту для рахунків і входи до банків так само варто оформлювати на бізнес.

Друга людина на кожен процес

Для процесів, у яких рухаються кошти, у внутрішньому контролі є принцип чотирьох очей: одна людина готує платіж, друга його перевіряє або підтверджує. Він корисний і для замінності: друга людина вже знає процес і може підхопити його без окремої підготовки.

У малому бізнесі другою парою очей часто стає власник, який раз на тиждень переглядає платежі. Цього достатньо, щоб у кожному фінансовому процесі було двоє людей, які його знають.

Як це виглядає в обліку

Коли фінанси веде одна людина, облік може лишатися в її файлах, телефоні й пам'яті. Навіть докладна інструкція тоді не покаже, які платежі чекають наступного тижня і хто вносив останні зміни. Зручніше, коли ці відповіді є в самому обліку.

У BizFin доступи налаштовуються через посади в розділі «Моя команда». Посада є набором прав: ви обираєте, які розділи бачить працівник і з якими рахунками працює. Новий адміністратор, запрошений на ту саму посаду, одразу отримує той самий набір. Коли людина звільняється, ви натискаєте «Звільнити», і вона більше не бачить бізнес, а всі створені нею транзакції лишаються підписаними її ім'ям.

В «Історії дій» видно, хто, коли і що створив, змінив або видалив. Перед останнім днем працівника зручно переглянути журнал за поточний місяць, зокрема всі видалення. Журнал показує, що саме змінилося, і нове значення. Попередніх версій запису й входів в обліковий запис у ньому немає.

Регулярні платежі, дати яких раніше знала лише одна людина, зручно перенести в «Заплановані транзакції». Шаблон із сумою, рахунком і розкладом стоїть у списку, нагадування з'являється при наближенні дати, а в режимі «Календар» видно всі платежі місяця по днях. Наступник бачить ті самі дати, що бачив попередник.

Що варто пам'ятати

• Ключовий працівник визначається процесом. Це людина, чий процес поки ніхто інший у бізнесі не виконує, незалежно від посади.

• Разом із людиною йдуть чотири речі. Знання процесів, доступи, домовленості й незакриті фінансові операції, і кожна передається окремо.

• Перехідний період має ціну. Перекриття, пошук і недоотриманий валовий прибуток складаються в суму, яку можна запланувати заздалегідь.

• Доступи прив'язуються до посади. Тоді новий працівник отримує готовий набір прав, а доступ того, хто пішов, закривається одним рішенням.

• Готуватися зручніше до заяви. Матриця взаємозамінності показує, з якого процесу почати.

Часті запитання

Що робити, якщо звільняється ключовий працівник?

Скласти перелік його процесів, доступів і відкритих фінансових операцій, попросити записати інструкції, організувати перекриття з наступником і в останній день звірити касу та закрити доступи. Тривалість кожного етапу залежить від того, скільки часу лишилось до останнього дня.

Як зрозуміти, хто в бізнесі ключовий працівник?

Для кожного регулярного процесу запитайте, хто виконає його завтра, якщо виконавець у відпустці. Якщо відповіді поки немає, людина на цьому процесі ключова. Зручно зібрати відповіді в матрицю взаємозамінності.

Скільки має тривати перекриття старого і нового працівника?

Єдиного нормативу немає: тривалість залежить від кількості процесів і від того, скільки з них уже записано. Зручний орієнтир: наступник має хоча б раз виконати кожен регулярний процес сам, поки попередник ще поруч.

Як порахувати вартість заміни працівника?

Скласти три суми: перекриття зарплат, витрати на пошук і недоотриманий валовий прибуток за перший місяць. Останній складник дорівнює очікуваному зниженню виторгу, помноженому на валову маржу. У прикладі зі статті це 15 000 + 4 000 + 6 000 = 25 000 ₴.

Коли закривати доступи працівнику, який звільняється?

В останній робочий день, одночасно зі звіркою каси й відкритих операцій. Спільні паролі змінюються, а входи, оформлені на особисті телефон чи пошту працівника, переоформлюються на бізнес.

Як зменшити залежність бізнесу від одного працівника?

Скласти матрицю взаємозамінності, записати інструкції до процесів, прив'язати доступи до посад і дати кожному процесу, де рухаються кошти, другу людину. Почати зручно з процесів, у яких у колонці «Може замінити» стоїть «ніхто».