Сезонність бізнесу: як підготуватися до низького сезону

До низького сезону готуються трьома кроками: визначають сезонність за цифрами минулих років, рахують, скільки коштують слабкі місяці, і відкладають цю суму в місяці, коли виторг вищий. Тоді постійні витрати покриваються протягом усього року.

Розберемо, як порахувати індекс сезонності, як з нього виходить сума резерву й що, крім резерву, вирівнює рік. Усі розрахунки проведемо на одному прикладі: кав'ярня біля парку.

Людською мовою. Уявіть садівника, який збирає яблука раз на рік, а хліб купує щотижня. Щоб хліб був щотижня, урожай розкладається на весь рік: частину продають одразу, частину складають у комору й розтягують. Сезонний бізнес влаштований так само: виторг приходить нерівно, а витрати рівно, тому надходження сильних місяців розкладають на весь рік.

Що таке сезонність

Сезонністю називають підйом і спад виторгу, що повторюються з року в рік в одні й ті самі місяці. Причини різні: погода, свята, навчальний рік, відпустки, дати, коли клієнти отримують власні надходження.

Від випадкового коливання сезонність відрізняє повторюваність. Спад у січні, який повторюється три січні поспіль, вказує на сезон. Спад у березні лише одного року, найімовірніше, пов'язаний з подією цього року: змінилася реклама, змінилися ціни, з'явився новий конкурент поруч.

Постійні витрати від сезону не залежать: оренда, зарплата й підписки щомісяця однакові. Тому різниця між сильним і слабким місяцем відображається на залишку на рахунку.

Як порахувати індекс сезонності

Сезонність можна виміряти одним показником, який називається індексом сезонності. Він порівнює кожен місяць зі звичайним місяцем року.

Індекс сезонності місяця = Виторг місяця ÷ Середній місячний виторг × 100%

Індекс 100% означає звичайний місяць: значення вище 100% свідчить про сильніший місяць, нижче 100% про слабший.

Уявіть Максима. Він має невелику кав'ярню біля парку. Постійні витрати кав'ярні (оренда, зарплата, підписки, податки й внески) становлять 40 000 ₴ на місяць. Валова маржа після прямих витрат на каву, молоко й випічку дорівнює 50%. Ставки податків і внесків підставте ті, що діють у вас. Виторг за минулий рік Максим виписав по місяцях.

Крок перший: беремо виторг за кожен місяць. Індексу потрібен повний ряд з дванадцяти місяців. Бажано взяти два-три роки й для кожного місяця порахувати середній виторг, наприклад середнє за три січні. Якщо є лише один рік, індекс буде орієнтовним: у цей рік могли трапитися разові події. У прикладі рік один, разом виторг становить 1 200 000 ₴.

Крок другий: рахуємо середній місячний виторг. 1 200 000 ÷ 12 = 100 000 ₴. Це звичайний місяць, із яким ми порівнюємо решту.

Крок третій: ділимо виторг кожного місяця на середній. Для січня це 60 000 ÷ 100 000 = 0,6, тобто індекс 60%. Так само рахується кожен місяць.

Крок четвертий: читаємо результат. Максим бачить пік у липні (160%), три слабкі місяці (січень, лютий і листопад, по 60%) і три звичайні місяці: квітень, вересень і грудень.

Скільки коштує низький сезон

Індекс показує, які місяці слабкі. Скільки це коштує, показує точка беззбитковості: виторг, за якого місяць виходить у нуль.

Точка беззбитковості = Постійні витрати ÷ Валова маржа

Крок перший: рахуємо точку беззбитковості. 40 000 ÷ 0,5 = 80 000 ₴. У термінах індексу це 80%: якщо індекс нижчий, місяць у мінус, якщо вищий, у плюс.

Крок другий: рахуємо результат кожного місяця. Виторг множимо на валову маржу й віднімаємо постійні витрати. Для січня: 60 000 × 0,5 = 30 000, мінус 40 000, разом -10 000 ₴. Для липня: 160 000 × 0,5 = 80 000, мінус 40 000, разом +40 000 ₴.

Крок третій: складаємо нестачі. У січні, лютому й листопаді бракує по 10 000 ₴, разом 30 000 ₴. Березень і жовтень закриваються в нуль: виторгу рівно вистачає на витрати.

Крок четвертий: порівнюємо з надлишком. Сім місяців із прибутком разом приносять 150 000 ₴. Рік у цілому завершується результатом +120 000 ₴.

Тепер видно, що рік у плюсі, а три місяці в мінусі. Якщо надлишок літа витрачено в літі, у січні на рахунку бракує 10 000 ₴. Цю різницю закриває резерв.

Резерв на низький сезон = Сума нестач у місяцях нижче точки беззбитковості

У прикладі резерв дорівнює 30 000 ₴. Орієнтир: до розрахункової суми зазвичай додають запас на відхилення, бо наступний рік не буде копією попереднього. Скільки саме, залежить від того, наскільки схожими були минулі роки. Норматива тут немає.

Чому дивитися на рік цілком? Окремий місяць у мінусі не означає, що бізнес збитковий. Так само сильний місяць не означає, що всі кошти можна витратити. Резерв поєднує ці два факти: він переносить частину надлишку сильних місяців у слабкі.

Що ще вирівнює рік

Резерв закриває нестачу, а сама нестача теж може зменшуватися. Є чотири напрямки, і їх зручно поєднувати.

План платежів на слабкі місяці

Платежі низького сезону відомі заздалегідь: оренда, зарплата, підписки, кредити. Їх вносять у календар платежів за кілька місяців наперед, і видно, у які дні залишок опиняється нижче нуля. Тоді резерв має конкретну суму й конкретну дату.

Резерв із сильних місяців

Суму нестач відкладають частинами з місяців із високим виторгом. У прикладі 30 000 ₴ ділимо на чотири місяці з травня по серпень: 30 000 ÷ 4 = 7 500 ₴ щомісяця. Резерв зручно тримати на окремому рахунку, щоб він не змішувався з поточною роботою.

Гнучкі витрати

Частину постійних витрат можна зробити змінними: прив'язати оплату частини команди до виторгу, скоротити години роботи в слабкі місяці, залучити сезонних працівників лише на пік. Кожна така зміна зменшує нестачу, а разом із нею й резерв. Зміни в оплаті й графіку працівників звіряйте з трудовим законодавством своєї країни.

Попит у слабкі місяці

Слабкі місяці можна наповнювати: продавати у високий сезон абонементи чи сертифікати, які використовуються в низький, робити окремі пропозиції для міжсезоння, додавати послуги, менш залежні від сезону. Передоплата ще не є заробітком: послугу потрібно виконати, тому кошти з абонементів у резерв не рахують. Цей напрямок працює повільно, результат видно наступного року, тож його планують разом із резервом.

Як побачити сезонність у своєму обліку

Для індексу сезонності потрібен один ряд: виторг за кожен місяць. У BizFin цей ряд є у звіті «Прибуток і збитки». За замовчуванням звіт відкривається за останні 12 місяців, а в календарі можна обрати інший період, наприклад минулий рік. У таблиці «Розбивка по категоріях» рядок «Всього доходів» показує виторг за кожен місяць: з нього беруться числа для формули індексу зі статті.

Сам індекс сезонності в звіті окремим показником не виводиться: його рахують за формулою зі статті з тих чисел, що є в таблиці. Порівняння з попереднім роком зручно дивитися кнопкою «Порівняння»: під картками «Дохід», «Витрати» і «Чистий прибуток» з'являється зміна проти попереднього такого самого періоду.

Уважно. Дохід у звіті рахується за датою надходження. Передоплата за абонемент потрапить у місяць оплати, коли послугу ще не виконано. Якщо передоплат багато, індекс покаже картину надходжень, яка може відрізнятися від картини роботи.

Плани на слабкі місяці вносять у розділ «Заплановані транзакції». Оренду, зарплату й підписки додають шаблонами з розкладом «Щомісяця», очікувані надходження шаблонами надходжень. У режимі «Календар» ви перегортаєте місяці й бачите прогноз залишку на кожен день, який рахується від фактичного залишку сьогодні. У календарі день позначається зеленим, якщо жоден рахунок не йде в мінус, і червоним, якщо хоча б один рахунок може піти в мінус.

У календарі видно лише те, що ви запланували самі, тому очікувані надходження за індексом сезонності вносяться вручну. Прогнозу виторгу на наступні місяці й порівняння плану з фактом у звітах немає. Шаблони не виконуються автоматично: операція з'являється в обліку після вашого підтвердження.

Порада. Індекс зручно оновлювати раз на рік, коли сезон завершився: додати новий рік до ряду й знову порахувати середній виторг для кожного місяця. Через два-три роки картина сезонності стає надійнішою.

Що варто пам'ятати

• Сезонність повторюється. Спад, який повертається в ті самі місяці кілька років поспіль, вказує на сезон.

• Індекс сезонності порівнює місяці. Виторг місяця, поділений на середній місячний, дає число, з яким легко порівнювати.

• Точка беззбитковості ділить місяці. Усе, що нижче неї, потребує запасу, усе, що вище, дає надлишок.

• Резерв дорівнює сумі нестач. Його відкладають частинами з сильних місяців, і до розрахункової суми додають запас на відхилення.

• Рік вирівнюється кількома способами. Резерв, план платежів, гнучкі витрати й попит у слабкі місяці працюють разом.

Часті запитання

Що таке сезонність бізнесу?

Це підйом і спад виторгу, що повторюються з року в рік в одні й ті самі місяці. Причиною можуть бути погода, свята, навчальний рік чи відпустки. Повторюваність відрізняє сезон від разового коливання.

Як порахувати індекс сезонності?

Виторг місяця ділять на середній місячний виторг за рік і множать на 100%. Для січня з виторгом 60 000 ₴ при середньому 100 000 ₴ індекс дорівнює 60%.

Скільки років даних потрібно для індексу?

Мінімум дванадцять місяців, бажано два-три роки: тоді для кожного місяця можна взяти середній виторг за ці роки. Один рік дає орієнтовний результат, бо в ньому могли бути разові події.

Як розрахувати резерв на низький сезон?

Порахувати результат кожного місяця, додати нестачі місяців нижче точки беззбитковості й розкласти суму на сильні місяці. У прикладі це 30 000 ₴, які відкладають по 7 500 ₴ протягом чотирьох місяців.

Що робити, якщо виторг у слабкі місяці нижчий за точку беззбитковості?

Закрити нестачу резервом, а далі зменшувати її: перевести частину постійних витрат у змінні й наповнити слабкі місяці попитом через абонементи та окремі пропозиції для міжсезоння.

Чи можна побачити сезонність в обліку BizFin?

Так, виторг за місяцями видно у звіті «Прибуток і збитки», у таблиці «Розбивка по категоріях». Сам індекс сезонності окремим показником у звіті не виводиться: його рахують за формулою зі статті.